Principios
Básicos de Administración
¿Qué se entiende
por administración?
El termino
administración se refiere al proceso de conseguir que se hagan las cosas, con
eficiencia mediante con otras personas y junto con ellos.
La administración
es el proceso de trabajar con las personas con los recursos para alcanzar los
objetivos de la empresa de forma eficaz y eficiente.
Los
administradores
Se
encargan de dirigir las actividades de otros y supervisar mediante la
realización de las funciones básicas de la administración y desempeñan
diversos roles administrativos o gerenciales. Tienen como propósito generar un
ambiente de comunicación abierta, aprovechar a lo máximo todos los recursos.
Detectar todo tipo de necesidades y motivar al personal, a partir de tres aspectos:
·
Técnico: utilizar
los procedimientos y técnicas para que su desempeño sea óptimo.
·
Humano: les
proporciona todos los elementos para darle importancia y valor a las personas
dentro de la organización.
·
Social: les
ayuda a identificar las necesidades internas y externas de la organización, y
las afectaciones del medio ambiente.
Las cuatro fases
de la administración
Al
principio del s. XX, el industrial francés Henry Fayol, en su
libro Administración general e industrial, describió cinco
actividades gerenciales básicas, es decir, lo que deben hacer los gerentes:
Planificar, organizar, instruir, coordinar y controlar.
Si bien existen
diversas clasificaciones, actualmente, se consideran que planificar, organizar,
dirigir y controlar son las cuatro funciones básicas de todo proceso administrativo
en la cual se tratan en funciones diferentes, pero no independientes, están
íntimamente relacionadas.
Planificar: Definir
metas para alcanzar, establecer estrategias y elaborar planes para coordinar
actividades. Decidir que hacer y como hacerlo.
El resultado de
una planificación es una estrategia de decisiones acerca de las metas que se
deben perseguir en la organización que actividades emprender y como aprovechar
los recursos para alcanzar metas.
Organizar: Asignar
tareas, recursos y responsabilidades. Establecer una estructura de relaciones
de modo que los empleados pueden interactuar y comparar para alcanzar las metas
organizacionales.
Se agrupan a los
personales por departamento y después se coordinan todas las partes que
conforman a la organización.
Dirigir: Orientar,
guiar y motivar la actuación de cada individuo en la empresa con el fin de
ayudar a alcanzar las metas de la organización. Por lo tanto, la comunicación
es la fuente más importante en la cual la motivación es una fuente muy
importante dentro de la empresa hacia los trabajadores.
Controlar: Vigilar
que el desempeño de las actividades sea justo a lo planificado
estratégicamente, en otras palabras, evaluar el desempeño y adaptar, si fuera
necesario, medidas correctas.
El gerente
Trabaja
y dirige las operaciones de la empresa como un guía que pone en marcha las
decisiones del empresario o inversionistas que tienen la propiedad de las
organizaciones. El administrador debe poseer habilidades humanistas y técnicas.
Niveles y roles
gerenciales
Los gerentes o
directivos son personas responsables de las actividades de las personas que
tienen a su cargo a menudo, deben atender muchos problemas de manera simultánea
y tomar decisiones a golpe. A diferencia que, a los trabajadores, tienen
responsabilidades a supervisar las actividades de ciertas personas. Aquellas
que tienen a su cargo.
Niveles
gerenciales
Existen
diferentes tipos de gerentes que se podrían clasificar en los niveles
operativos. Cada tipo de gerente tiene una responsabilidad distinta y
todos buscan alcanzar una meta organizacional. Además, los gerentes de primera
línea dependen de los mandos intermediarios; quienes a su vez dependen de la
alta dirección.
La
alta dirección:
Son los máximos
responsables en la empresa. Su principal preocupación tener un equipo directo y
se centran en aspectos de largo plazo supervisión y crecimiento y sus
principales tareas son:
·
Fijar el rumbo de la organización.
·
Formular objetivos.
·
Controlar uso de recursos.
·
Vigilar el desempeño general.
Los
mandos intermedios:
Son los encargados
de administrar el funcionamiento de unidades organizativa concreto. Son
medidores entre la alta dirección y el nivel operativo. Se preocupan por:
·
Establecer unas buenas relaciones entre
trabajadores.
·
Fomentar el trabajo en equipo.
·
Organizar el trabajo en equipo y proyectos.
El
nivel operativo:
Se preocupan por
aplicar las reglas y procedimientos para lograr una producción eficiente,
proporcionar asistencia técnica y supervisar a sus empleados. Son muy
importantes en el mantenimiento de calidad, la innovación y el desempeño.
Roles gerenciales
En 1973, Henry
Mintzberg presento una visión novedosa sobre el quehacer de los gerentes. A
partir de su estudio, incluyo que en general los administradores desempeñan.
Tras observar a un
conjunto de directivos mientras trabajaban, Mintzberg agrupo las diferentes
tareas específicas que hacían al día roles en la cual se integraron en tres
categorías:
1.
Roles interpersonales:
·
Cabeza visible: Cumple con las obligaciones
·
Líder: Capacita y motiva a los trabajadores
·
Enlace: Mantiene una red de contactos externos que
ofrecen información y apoyo.
2.
Redes informativas:
·
Monitor: Busca y recibe información para conocer el
funcionamiento de la organización.
·
Difusor: Transmite información a otros miembros de
la organización.
·
Portavoz: Proporciona información al exterior sobre
políticas, acciones y resultados.
3.
Roles de decisión:
·
Empresario: Busca oportunidades de negocio, inicia
proyectos.
·
Gestor de anomalías: Toma medidas correctivas
cuando sea necesaria.
·
Asignador de recursos: Decide quien recibe
recursos, fijos prioridades.
·
Negociador: Representa a la organización en
negociaciones con partes tanto externas como internas.
Habilidades
administrativas
Todos los
gerentes, son importantes su nivel, el tamaño o tipo de su organización,
realizan en mayor o menor grado las cuatro funciones básicas administrativas
para llevar adecuadamente sus funciones.
Las habilidades de
los gerentes se engloban en tres categorías:
1.
Habilidades conceptuales: Capacidad
para analizar y diagnosticar situaciones complejas y de entender a la
organización de forma holística.
2.
Habilidades interpersonales o humanas: Capacidad
para entender, enseñar a los demás, dirigir a un cierto grupo
de personas, motivar y controlar a otros y trabajar con ellos.
3.
Habilidades técnicas: Capacidad
para llevar a cabo tareas concretas y que involucren el uso instrumentos,
procedimientos y técnicas de un campo especializado.
Estas habilidades
son esenciales para un gerente y con ello poder alcanzar las metas propuestas
por la organización siempre y cuando tomando los tres puntos anteriores ya que
en un gerente son de suma importancia.
Organización
Son estructuras
administrativas y sistemas administrativos creados para lograr
metas u objetivos por medio de los organismos humanos o de la gestión
del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por sistemas de
interrelaciones que cumplen funciones especializadas. También es un convenio
sistemático entre personas para lograr algún propósito específico.
Las organizaciones
son el objeto de estudio de la Ciencia de la Administración, a su vez de
otras disciplinas tales como la Comunicación. Una organización es considerada
como un sistema social con la que se interactúan mutuamente entre individuos y
con grupos de trabajo que responden a una determinada estructurada dentro de un
contexto al que controlan parcialmente y desarrollan actividades. El
ordenamiento de todas y cada una de las áreas de la empresa es una de
las funciones principales y fundamentales que la
administración en forma permanente, porque con ello es
muy seguro lograr los resultados que la organización desea obtener o
se espera de acuerdo a los objetivos.
Para organizar se
necesita saber utilizar los espacios, el tiempo y el trabajo.
·
El espacio: Distribuir
un área física de tal manera que cada cosa tenga su lugar preciso.
·
El tiempo: Programar
cada actividad o tarea, que permita evacuar cada una de ellas con la
oportunidad requerida por la administración.
·
El trabajo: El
orden y la prioridad al que sea sometido un listado de tareas que se piensan
desarrollar o ejecutar cotidianamente, le permiten a la administración
la eficiencia y efectividad necesaria para cumplir con los objetivos
propuestos.
Subsistemas de la
organización
Se refieren al
conjunto de metas objetivos y misión que persigue la organización para
satisfacer las demandas que le impone al medio ambiente externo en la cual a
continuación se exponen los siguientes subsistemas.
Subsistema
técnico.
Se refiere a los
conocimientos nesearario para el desarrollo de tareas, incluyen las técnicas,
instalaciones y equipo en la cual se usen para la mayor transformación de
insumos en productos en las habilidades y conocimientos requeridos para sobre
salir en las técnicas antes establecidas.
Subsistema
estructural.
Se refiere a la
forma como se organizan y estructura la atarea y esta relacionado con la
autoridad y comunicación. En donde se toma en cuenta las puestos jerárquicos y
procedimiento.
Las integraciones
de una organización se dividen en dos categorías:
Operativo: Laboran
de forma directa en un puesto o actividad y no tienen responsabilidad de
supervisar el trabajo de otro, en la cual el operativo su principal función es
realizar las actividades dentro de una organización para asi poder conseguir
recursos económicos dentro de la misma.
Administradores: Dirigen
las actividades de otros. También pueden tener algunas responsabilidades
operativas, además de supervisar el trabajo de otros empleados en el
departamento. En la administración es de suma importancia ya que de ello una
empresa tiene la forma de como definir la diversas estrategias o técnicas para
tener un buen manejo de la organización.
La administración
por tipo de organización
El tipo de
organización actualmente es de suma importancia en donde un administrado pone
en práctica sus mejores conocimientos y existen pasos comunes en las funciones
que desempeña. Todos toman decisiones, estables objetivos, crean estructuras de
organización factibles, contrata y motivan a sus empleados aseguran la
legitimidad de la existencia de la organización y desarrollan sistemas
políticos de acuerdo a los tipos de organización que existen.
Los
elementos de una buena planeación para tener en cuenta son:
1.
Un Buen diagnóstico. Debe
ser exacto y acertado para que nos muestre la realidad de las cosas, sin falsas
expectativas y en un escenario real, ajustado a las actividades planificadas.
Debe marcar el entorno interno y externo, de tal manera que se muestren en
forma completa los alcances reales de la empresa.
2.
Objetivos Bien Definidos. Estos
tienen que ser bien definidos y alcanzables en el tiempo estipulado
en la fase de planeación. Por su duración, en el logro de resultados pueden ser
a largo y corto plazo. Uno de las grandes virtudes del principio
administrativo, es la decisión de la dirección en establecer
objetivos: claros, concretos, factibles, medibles y posibles de alcanzar en el
tiempo estipulado por ella, para esto es necesario hacer un seguimiento
oportuno y preciso del desarrollo de cada una de las actividades que se
realizan y que se llevan a cabo en conjunto con el plan.
3.
Selección de estrategias. La
dirección escogerá la forma y manera de lograr los objetivos propuestos en el
plan, previo análisis de cada situación en particular, por lo tanto,
elegirá la más acertada toma de decisión para la empresa y así poder alcanzar
sus objetivos.
La mejor estrategia debe abarcar todas las áreas de
la empresa y debe sincronizar las actividades entre producción, finanzas,
mercadeo y personal. También el plan tendrá flexibilidad que le permita
ajustarse de acuerdo a los cambios o circunstancias que puedan presentarse.
4.
Criterios de evaluación: La calidad como
finalidad esencial del proceso administrativo, conlleva a la medición
permanente en su desarrollo y los tiempos precisos que se esperan lograr en
cada paso de lo estipulado en el plan.
Bibliografía
·
Bateman, Thomas S. y Snell, Scott A. (2009).
Administración. Liderazgo y colaboración en un mundo competitivo, 8ª ed.,
México: McGraw-HILL. 276 pp.
·
Fernández, Esteban (2010). Administración de
empresas: un enfoque Interdisciplinar, Madrid: Paraninfo, 215, pp.
·
Chiavenato, Idalberto (1999). Introducción a la
teoría general de la administración, Colombia 5ª ed. McGraw-Hill, 686 pp.
·
Claude S. George (1992). Historia de pensamiento
administrativo, México, Prentice Hall, 217 pp.
·
Galván Escobedo, José (1990). Tratado de
administración general, México, 2ª ed. ecafsa, 296 pp.
Comentarios
Publicar un comentario